Trinn for trinn

Du blir nå ledet inn i scenarioet. Les gjerne opp teksten for hele gruppen, slik at alle har samme situasjonsforståelse før dere går i gang med diskusjonen.

Bakgrunnsteppe

Organisasjonen er inne i en spennende tid. Etter omorganisering har det åpnet seg nye utviklingsmuligheter. Organisasjonen har over lengre tid manøvrert seg til en god posisjon og er i siste fase av en anskaffelse. Det er stort arbeidspress og mange dokumenter som skal utarbeides, oversendes og forhandles om.

Innledende scenario

Forhandlingsteamet i organisasjonen består av folk som kjenner hverandre godt og som har jobbet med lignende anskaffelser tidligere. Forhandlingsteamet har behov for å sitte for seg selv og snakke uforstyrret om forhandlingsstrategi og taktikk. Bedriften har organisert et eget fysisk område til dette. Forhandlingsteamet har en lokal kaffebar som stamsted. I siste innspurt av forhandlingene mister forhandlingsteamet kontrakten. Leverandøren trekker tilbudet og grunngir kontraktsbruddet med at de er kjent med organisasjonsintern informasjon som forhandlingsteamet ikke har formidlet i forhandlingsmøtene. Leverandøren ønsker ikke å bli assosiert med organisasjonen.

På neste side finner dere noen diskusjonsspørsmål som kan hjelpe dere litt i gang med diskusjonen. Forsøk allikevel å komme opp med noen tanker om hvordan organisasjonen har, eller ville ha løst dette scenariet før dere går videre til neste side.

Her er noen aktuelle spørsmål for å få i gang diskusjonen.

• Har organisasjonen gjort vurderinger knyttet til et slikt scenario tidligere?
• Hvilke andre vinklinger av scenarioet kan det være aktuelt å diskutere?
• Hvordan kan dere benytte organisasjonens beredskapsplan?
• Hvordan kan dere benytte tidligere risikovurderinger organisasjonen har gjort?
• Hvordan leverer organisasjonen sine avtaleforpliktelser under disse omstendighetene?
• Hvordan leverer organisasjonens systemleverandører sine avtaleforpliktelser under disse omstendighetene?

Ytterligere relevante spørsmål for nettopp dette senarioet ligger under informasjon til øvingsleder.

På neste trinn vil dere finne noen gode råd å ta med seg i det videre arbeidet, men vi anbefaler å vente med å gå videre til neste trinn til alle har fått tatt del i diskusjonen.

Her foreslår vi noen råd for det videre arbeidet med informasjonssikkerhet. Disse rådene er ikke uttømmende, men er i noen grad grunnleggende for arbeidet med informasjonssikkerhet.

• Gjør en god risikoanalyse av organisasjonens behov for beskyttelse av informasjon.
• Ta utgangspunkt i scenarioet, og vurder både konsekvenser og årsaker til at scenarioet oppsto. Bruk gjerne tilgjengelige veiledere på hvordan man utarbeider slike risikoanalyser, både for scenarier generelt og for informasjonssikkerhet spesielt.
• Lag en god beredskapsplan basert på risikoanalysen. Lag en plan for hvordan organisasjonen ønsker å håndtere et slikt scenario, og for hvem som får ansvar for å gjøre hva.
• Gå igjennom avtaler med samarbeidspartnere man utveksler informasjon med, for å sjekke ut samarbeidspartneres rutiner for sikring av informasjon.
• Gå igjennom avtaler med systemleverandør (intern eller ekstern), for å sjekke ut hvordan systemleverandør håndterer slike scenarier, og hvordan de eventuelt eskalerer hendelser dere ønsker å være involvert i.

På neste trinn blir dere nå ledet inn i andre del av senarioet. Start gjerne med en åpen diskusjon før dere finner frem diskusjonsspørsmålene.

Her blir dere ledet inn i noen nye momenter i scenarioet.

Lederen av forhandlingsteamet har vært i kontakt med leverandøren, og har fått vite at en ansatt hos leverandøren har fått kjennskap til at leveransen skal benyttes til utvikling ut over det som har blitt diskutert i de offisielle forhandlingene. Leverandøren ønsker ikke å meddele hvordan de har fått tilgang på informasjonen - for å beskytte egen ansatt. Leverandøren tar også sterk avstand fra nyutviklingen som organisasjonen ikke har informert om, og det er spesielt dette som har ført til avgjørelsen.

Forhandlingslederen som selv har deltatt i kafe-møtene oppfatter dermed at det ikke er derfra informasjonen kommer, og har mistanke om hvem som kan ha formidlet informasjonen, men har ingen beviser for mistankene.

Også denne gangen finner dere noen spørsmål som kan hjelpe dere litt i gang med diskusjonen på neste trinn.

Bruk disse spørsmålene for å komme videre i diskusjonen.

• Hva ville utviklingen i scenarioet ha betydd i organisasjonen deres?
• Ville det blitt noen endringer i forhold til det som ble diskutert under Bakgrunnsteppe og innledende scenario?
• Hvordan kunne konfidensielle opplysninger i organisasjonen kommet på avveie i dette tilfellet?
• Hvordan kunne organisasjons integritet blitt påvirket i dette tilfellet?
• Hvordan ville mangel på tilgjengelighet av disse opplysningene påvirket organisasjonen?
• Hvordan ville GDPR og personvern bli overholdt i din organisasjon i dette scenarioet?

Når dere har diskutert andre del av scenarioet, så kommer det også denne gangen noen råd for videre arbeid med informasjonssikkerhet. Disse er presentert på neste trinn.

Her presenterer vi noen nye råd for det videre arbeidet med informasjonssikkerhet. Disse rådene er heller ikke uttømmende, men er også i noen grad grunnleggende for arbeidet med informasjonssikkerhet.

• Vurder hvilken informasjon som er av konfidensiell art i organisasjonen. Planlegg hvordan organisasjonen kan sikre den konfidensielle informasjonen.
• Vurder hvordan organisasjons integritet kan bli påvirket i dette tilfellet. Planlegg hvordan organisasjonen kan beholde sin integritet etter en slik hendelse.
• Vurder hvordan mangel på tilgjengelighet av informasjon kan påvirke organisasjonen.
• Planlegg hvilken informasjon som bør være tilgjengelig til enhver tid, og hvordan organisasjonen bør jobbe med dette.
• Vurder hvordan GDPR og personvern overholdes i din organisasjon i forhold til dette scenarioet.

På neste trinn blir dere nå ledet inn i siste del av scenarioet. Start gjerne med en åpen diskusjon også denne gangen, og benytt rådene dere allerede har fått.

Nå blir du ledet inn i siste del av scenarioet. Denne gangen anbefaler vi at dere benytter de råd dere hittil har fått for å diskutere utviklingen i scenarioet.

Forhandlingslederen diskuterer situasjonen med lederen i organisasjonen, som foreslår en internundersøkelse av arbeidet i teamet. Lederen opplever det som trist at nyvinningen som ikke var fullt ut diskutert ferdig ift. etiske retningslinjer har kommet leverandøren til kjenne. Han ønsker likevel ikke å stanse utviklingen, og ønsker et møte med forhandlingsteamet for å sette søkelys på beskyttelse av bedriftens omdømme.

På neste og siste trinn gjøres en oppsummering av diskusjonsøvelsen og dere får også presentert anledning til å delta på evalueringsundersøkelsen.

Vi håper dere nå har hatt noen spennende og oppklarende diskusjoner, og at øvelsen var nyttig for din virksomhet. Ta gjerne en titt på de øvingsmålene dere definerte og se om dere fikk diskutert disse. 

Nå er det lurt å notere seg "funn" og erfaringer sett opp mot virksomhetens beredskapsplaner og se om noe skal justeres. 

Fyll gjerne ut evalueringsundersøkelsen. Dette vil gi oss verdifullt underlag for å gjøre øvelsene enda bedre. 

Gå til spørreundersøkelse

Vel gjennomført, og lykke til med nye øvelser!