Trinn for trinn

Du blir nå ledet inn i scenarioet. Les gjerne opp teksten for hele gruppen, slik at alle har samme situasjonsforståelse før dere går i gang med diskusjonen.

Bakgrunnsteppe

Organisasjonen har nettopp tatt i bruk Microsoft office 365 som kontorstøttesystem, og alle som har lenke til de ulike dokumentene har tilgang til disse via fellessystemet uten å behøve å benytte passord. Organisasjonen har også valgt å være fleksibel, og tilbyr både SharePoint og OneDrive til sine ansatte. Da kan de dele dokumenter med samarbeidspartnere som også har installert office 365, men som for eksempel kun benytter SharePoint.

Organisasjonen har et nært samarbeid med tilsvarende organisasjon i Japan, og har etter avtale besluttet å takke ja til at systemene blir driftet hos denne organisasjonen i Japan.

Organisasjonen forhandler om ulike forhold med sine samarbeidspartnere, og er svært fornøyd med å bruke SharePoint i forhandlingsprosessene. Tiden for forhandlinger har blitt redusert med 50%, og man har kommet raskt i gang med samarbeid etter avtaleinngåelse.

Innledende scenario

En god samarbeidspartner ringer og er fortvilet. En av samarbeidspartnerens leverandører har fått kjennskap til avtalen mellom organisasjonen og samarbeidspartneren, og leverandøren går derfor nå tilbake på avtalen med samarbeidspartneren da de mener de har blitt økonomisk utnyttet. Samarbeidspartneren lurer på hvordan i all verden leverandøren deres kan ha fått tilgang på denne informasjonen?

Leder i organisasjonen kaller inn et lite kriseteam, der blant andre IT-leder deltar, for å se på hva som har skjedd og hva de nå bør gjøre.

På neste trinn kommer noen spørsmål som kan hjelpe dere i gang med diskusjonen. Forsøk likevel å komme opp med noen tanker om hvordan organisasjonen har, eller ville ha løst dette scenarioet før dere går videre til neste trinn.

Her er noen aktuelle spørsmål for å få i gang diskusjonen.

• Har organisasjonen gjort vurderinger i forhold til et slikt scenario tidligere?
• Hvilke andre vinklinger av senarioet kan det være aktuelt å diskutere?
• Hvordan kan dere benytte organisasjonens beredskapsplan?
• Hvordan kan dere benytte tidligere risikovurderinger organisasjonen har gjort?
• Hvordan leverer organisasjonen sine avtaleforpliktelser under disse omstendighetene?
• Hvordan leverer organisasjonens systemleverandører sine avtaleforpliktelser under disse omstendighetene?

Ytterligere relevante spørsmål for nettopp dette senarioet ligger under informasjon til øvingsleder.

På neste trinn vil dere finne noen gode råd å ta med seg i det videre arbeidet, men vi anbefaler å vente med å gå videre til neste trinn til alle har fått tatt del i diskusjonen.

Her foreslår vi noen råd for det videre arbeidet med informasjonssikkerhet. Disse rådene er ikke uttømmende, men er i noen grad grunnleggende for arbeidet med informasjonssikkerhet.

• Gjør en god risikoanalyse av organisasjonens behov for beskyttelse av informasjon.
• Ta utgangspunkt i scenarioet, og vurder både konsekvenser og årsaker til at scenarioet oppsto. Bruk gjerne tilgjengelige veiledere på hvordan man utarbeider slike risikoanalyser, både for scenarier generelt og for informasjonssikkerhet spesielt.
• Lag en god beredskapsplan basert på risikoanalysen. Lag en plan for hvordan organisasjonen ønsker å håndtere et slikt scenario, og for hvem som får ansvar for å gjøre hva.
• Gå igjennom avtaler med samarbeidspartnere man utveksler informasjon med, for å sjekke ut samarbeidspartneres rutiner for sikring av informasjon.
• Gå igjennom avtaler med systemleverandør (intern eller ekstern), for å sjekke ut hvordan systemleverandør håndterer slike scenarier, og hvordan de eventuelt eskalerer hendelser dere ønsker å være involvert i.

På neste trinn blir dere nå ledet inn i andre del av scenarioet. Start gjerne med en åpen diskusjon før dere finner frem diskusjonsspørsmålene.

Her blir dere ledet inn i noen nye momenter i scenarioet.

Det viser seg at det har vært en feilkonfigurering hos organisasjonen i Japan ved innstallering av SharePoint, og at SharePoint dermed har vært en åpen kilde for de som ønsker å tilegne seg data som er delt der. IT-avdelingen bekrefter også at alle ansatte har samme innlogging på SharePoint og e-post.

Også denne gangen finner dere noen spørsmål som kan hjelpe dere litt i gang med diskusjonen på neste trinn.

Bruk disse spørsmålene for å komme videre i diskusjonen.

• Hva ville utviklingen i scenarioet ha betydd i organisasjonen deres?
• Ville det blitt noen endringer i forhold til det som ble diskutert under Bakgrunnsteppe og innledende scenario?
• Hvordan kunne konfidensielle opplysninger i organisasjonen kommet på avveie i dette tilfellet?
• Hvordan kunne organisasjons integritet blitt påvirket i dette tilfellet?
• Hvordan ville mangel på tilgjengelighet av disse opplysningene påvirket organisasjonen?
• Hvordan ville GDPR og personvern bli overholdt i din organisasjon i dette scenarioet?

Når dere har diskutert andre del av scenarioet, så kommer det også denne gangen noen råd for videre arbeid med informasjonssikkerhet. Disse er presentert på neste trinn.

Her presenterer vi noen nye råd for det videre arbeidet med informasjonssikkerhet. Disse rådene er heller ikke uttømmende, men er også i noen grad grunnleggende for arbeidet med informasjonssikkerhet.

• Vurder hvilken informasjon som er av konfidensiell art i organisasjonen. Planlegg hvordan organisasjonen kan sikre den konfidensielle informasjonen.
• Vurder hvordan organisasjons integritet kan bli påvirket i dette tilfellet. Planlegg hvordan organisasjonen kan beholde sin integritet etter en slik hendelse.
• Vurder hvordan mangel på tilgjengelighet av informasjon kan påvirke organisasjonen.
• Planlegg hvilken informasjon som bør være tilgjengelig til enhver tid, og hvordan organisasjonen bør jobbe med dette.
• Vurder hvordan GDPR og personvern overholdes i din organisasjon i forhold til dette senarioet.

På neste trinn blir dere nå ledet inn i siste del av scenarioet. Start gjerne med en åpen diskusjon også denne gangen, og benytt rådene dere allerede har fått.

Nå blir du ledet inn i siste del av scenarioet. Denne gangen anbefaler vi at dere benytter de råd dere hittil har fått for å diskutere utviklingen i scenarioet.

HR-avdelingen ved personvernombud tar kontakt med lederen i organisasjonen, og lurer på hvorfor hun ble holdt utenfor når sted for lagring av data ble valgt: «Dere har jo hele tiden sagt at vi skal følge GDPR, og nå velger dere å bryte grunnprinsippene med å lagre data i land utenfor EU – hva er det dere driver med?».

Hun forteller at en gruppe ansatte har gjort henne kjent med feilkonfigureringen og situasjon som har oppstått, og at de klager på avgjørelsen som er tatt. Hun anbefaler organisasjonen å melde fra til Datatilsynet.

På neste og siste trinn gjøres en oppsummering av diskusjonsøvelsen og dere får også presentert anledning til å delta på evalueringsundersøkelsen.

Vi håper dere nå har hatt noen spennende og oppklarende diskusjoner, og at øvelsen var nyttig for din virksomhet. Ta gjerne en titt på de øvingsmålene dere definerte og se om dere fikk diskutert disse. 

Nå er det lurt å notere seg "funn" og erfaringer sett opp mot virksomhetens beredskapsplaner og se om noe skal justeres. 

Fyll gjerne ut evalueringsundersøkelsen. Dette vil gi oss verdifullt underlag for å gjøre øvelsene enda bedre. 

Gå til spørreundersøkelse

Vel gjennomført, og lykke til med nye øvelser!