Søknad om tilgang til taushetsbelagte opplysninger til bruk for forskning (forskerinnsyn)

Hvilke opplysninger kan vi gi tilgang til?

Opplysninger som inneholder informasjon om noens personlige forhold, er taushetsbelagte opplysninger (jf. forvaltningsloven § 13 første ledd). Disse skal som hovedregel ikke blir utlevert.

DSB kan gi tilgang til taushetsbelagte opplysninger til bruk for forsking når det finnes rimelig og det ikke medfører uforholdsmessig ulempe for andre interesser jf. forvaltningsloven § 13 d. Dette gjelder for opplysninger som er innhentet med hjemmel i følgende lover med tilhørende forskrifter:

• Sivilbeskyttelsesloven
• Brann- og eksplosjonsvernloven
• Produktkontrolloven
• El-tilsynsloven

Data du ikke trenger å søke om tilgang til

Det er ikke nødvendig å søke om tilgang til opplysningene dersom:

• du kan innhente samtykke fra personene opplysningene gjelder
• du kan få tilgang til opplysningene i anonymisert form, slik at personene opplysningene gjelder ikke kan identifiseres verken direkte eller indirekte

Opplysningene kan da frigjøres på grunnlag av samtykket eller anonymiseringen (jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 1 og 2).

Hvem kan søke?

Du kan søke om å få tilgang til taushetsbelagte opplysninger dersom du er en forsker ved en godkjent forskingsinstitusjon. Prosjektansvaret/prosjektledelsen må ligge hos en person med førstestillingskompetanse (doktorgrad eller tilsvarende).

Du kan òg være student, normalt på mastergrads- eller doktorgradsnivå, så lenge du er under veiledning av en ansatt med forskerkompetanse ved en godkjent forskingsinstitusjon.

Slik søker du

Søknaden må inneholde:

1. Informasjon om søker, utdanning/stilling, rolle i forskingsprosjektet, adresse og telefonnummer

Prosjektansvaret/prosjektledelsen må ligge hos en person med førstestillingskompetanse (doktorgrad eller tilsvarende). Dersom søker er en student eller forsker uten førstestillingskompetanse, må søker være under veiledning av en faglig ansvarlig veileder med slik kompetanse.

2. En kortfattet forklaring på forskingsprosjektet:

• navn på forskningsprosjektet
• hvem har initiert prosjektet
• formålet med prosjektet
• problemstillinger prosjektet skal belyse
• nytteverdien av prosjektet
• forskningsmetode
• hovedtrekkene i hvordan prosjektet skal gjennomføres
• prosjektets start- og sluttdato
• hvordan prosjektets resultater vil bli presentert (i en rapport, avhandling, artikkel eller lignende)
• oppgi om det er søkt andre godkjenninger av forskningsprosjektet (dersom det foreligger en godkjenning i tilknytning til prosjektet, skal denne blir vedlagt søknaden)
• vurdering av personvernkonsekvenser (Data Protection Impact Assessment – DPIA)
• kopi av forskerens meldeskjema til Sikt
  >> Les mer om Sikt her 

3. Konkretisering av opplysningene forskeren søker om tilgang til:

Oppgi hvilken type opplysninger du søker om tilgang til og i hvilket omfang. Du skal ikke søke om tilgang til en større mengde taushetsbelagte opplysninger enn nødvendig for å oppfylle formålet med forskningen. Du bør derfor begrunne hvorfor det blir søkt om tilgang til nettopp disse opplysningene, og hvorfor det er nødvendig med det angitte omfanget.

4. Informasjon om hvem som skal ha tilgang til opplysningene:

Oppgi navn og utdanning/stilling. Du skal ikke søke om tilgang til flere personer enn det som er nødvendig for å gjennomføre prosjektet på en formålstjenlig måte.

5. En begrunnelse for at opplysningene ikke kan frigjøres på grunnlag av samtykke eller anonymisering jf. fvl. § 13 a nr. 1 og 2.
   
   
6. Informasjon om hvordan opplysningene vil oppbevares og når de vil bli slettet:

Dersom opplysningene skal oppbevares lenger enn sluttdato for forskingsprosjektet, skal du gi en forklaring på hvorfor det er behov for å beholde dem lenger.

7. Informasjon om opplysningene skal sammenstilles med andre opplysninger
   
   
8. Underskrift

Søknaden skal underskrives. Dersom du skal gjennomføre prosjektet med en veileder med førstestillingskompetanse, skal både du og veilederen underskrive søknaden.

Du kan sende søknaden med eventuelle vedlegg per e-post til postmottak@dsb.no.

Behandling av søknaden

Når vi har fått søknaden, vil du få beskjed i løpet av en måned dersom vi trenger flere opplysninger for å behandle søknaden.

Når vi har fått tilstrekkelige opplysninger til å ferdigbehandle søknaden, vil vi fatte vedtak så raskt som mulig. Saksbehandlingstiden vil være avhengig av kompleksiteten til søknaden, og tilgjengelige ressurser til å behandle den.

Enkelte søknader blir lagt frem for Rådet for taushetsplikt og forsking, for deres uttalelse, før det fattes vedtak. Da må det regnes med lengre saksbehandlingstid. Dette gjelder saker hvor DSB ikke finner det klart at søknaden bør innvilges eller avslås, eller hvor forskeren skal ta direkte kontakt med personene opplysningene gjelder jf. forvaltningslovforskriften § 9.

Vilkår for bruk av opplysningene

Dersom DSB gir tilgang til taushetsbelagte opplysninger, kan vi i vedtaket stille vilkår for bruk av opplysningene i prosjektet, jf. forvaltningsloven § 13 d andre ledd.

Forskere som får tilgang til taushetsbelagte opplysninger har taushetsplikt, jf. forvaltningsloven § 13 e. Ved innvilget søknad om forskerinnsyn, forutsetter DSB at forskeren og alle prosjektmedarbeiderne er underlagt nødvendig taushetserklæring, og at de lovbestemte reglene om forskeres taushetsplikt etterleves. Brudd på taushetsplikten kan medføre straff etter straffeloven §§ 209 og 210.

Endring i forskingsprosjektet?

Det er krav om ny søknad i disse tilfellene:

• Dersom det skal gjennomføres større endringer i forskingsprosjektet, må det sendes en endringssøknad til DSB. Det samme gjelder ved behov for å utvide tilgangsperioden til de taushetsbelagte opplysningene.
• Dersom en ny medarbeider i forskingsprosjektet skal ha tilgang til de taushetsbelagte opplysningene, må det søkes til DSB om tilgang for medarbeideren. En utvidelse av forskingsgruppen skal begrunnes.
• Opplysninger som er innhentet på bakgrunn av tillatelse fra DSB etter forvaltningsloven § 13 d, kan ikke brukes i andre forskingsprosjekter, dersom slik bruk ikke var omfattet av den opprinnelige tillatelsen. Dersom det er et ønske om å bruke opplysningene i andre forskingsprosjekter, må det søkes til DSB om ny tillatelse.