Håndtering av bekymringsmeldinger

Saksbehandling

Brann- og redningsvesenet kan motta muntlige og skriftlige bekymringsmeldinger. Forhold kan for eksempel meldes via elektronisk skjema eller på www.branntips.no
Forhold som krever rask oppfølging bør kunne meldes i et system som sikrer hurtig behandling.

Bekymringsmeldinger håndteres i tråd med regler for hvordan offentlige myndigheter skal behandle innkomne saker (saksbehandlingsregler). Dette følger av forvaltningsloven. Annet relevant regelverk ved håndtering av bekymringsmeldinger er for eksempel arkivlova, personopplysningsloven og offentlighetslova.

Når brann- og redningsvesenet mottar en bekymringsmelding, bør brann- og redningsvesenet:

Registrere

Brann- og redningsvesenet bekrefter at meldingen er mottatt og informerer om hva som kan forventes av videre saksgang.

Undersøke og vurdere

Når brann- og redningsvesenet skal undersøke og vurdere en bekymringsmelding, innebærer det for eksempel å:

• gjennomgå dokumentasjon og informasjon i saken og vurdere om det er grunnlag for å følge opp saken videre, herunder:
  • vurdere om brann- og redningsvesenet er rett instans eller om innmelder skal henvises videre dersom forholdet faller inn under en annen etat eller myndighet sitt ansvarsområde
• vurdere alvorlighetsgrad dersom saken skal behandles videre av brann- og redningsvesenet. Akutte saker følges opp straks
• vurdere om andre enn brann- og redningsvesenet bør involveres og hvordan involvering bør foregå (samarbeid)
• fastsette en tidsplan
• beslutte videre håndtering og fordele arbeidsoppgaver

Gjennomføre

I den daglige driften blir brann- og redningsvesenet stilt overfor ulike utfordringer, muligheter og valg. Beslutningene som tas og tiltak som gjennomføres bør være styrt av planen for det forebyggende arbeidet. Samtidig må brann- og redningsvesenet være fleksibel og respondere på nye opplysninger om risikoen for brann, blant annet fra bekymringsmeldinger.

Selv om brann- og redningsvesenet får ny kunnskap om risiko, betyr ikke det nødvendigvis at det må avvikes fra planen for det forebyggende arbeidet. Dette må vurderes og vil avhenge av hva slags risiko brann- og redningsvesenet får kunnskap om. Hvis forutsetningene for planen blir vesentlig endret, bør det vurderes om planen også skal endres.

Planen for det forebyggende arbeidet kan for eksempel ha bekymringsmeldinger som et av satsningsområdene. Det kan lages forhåndsdefinerte kategorier for de mest typiske bekymringsmeldingene med tilhørende rutine for håndtering.

Forhåndsdefinerte kategorier kan for eksempel være (ikke uttømmende liste):

• Lagring av brennbart materiale
• Fremkommelighet i rømningsveier
• Boevne/risikoutsatte grupper
• Ulovlig boforhold
• Farlig stoff

Rutiner for gjennomføring kan inneholde beskrivelse av aktuelle tiltak. Dette kan være et godt utgangspunkt, men det må likevel gjøres konkrete vurderinger i hver enkelt sak. Hvis bekymringen gjelder et særskilt brannobjekt, kan tilsyn være et aktuelt tiltak i noen tilfeller. I andre tilfeller kan informasjonstiltak overfor eier eller bruker være mer hensiktsmessig og effektivt.

Det er ikke nødvendigvis kun brann- og redningsvesenet som skal finne de gode tiltakene. I saker hvor det er flere aktører involvert, kan en finne gode løsninger sammen.

Det er nyttig å ha en samarbeidsavtale som avklarer roller, oppgaver og ansvar. En samarbeidsavtale kan bidra til forankring og felles målforståelse.

Evaluere

Oppfølging av bekymringsmeldinger bør evalueres. Det bør utarbeides rutiner som sikrer at evaluering blir gjennomført og at resultatet blir brukt til læring og forbedring. En evaluering behøver ikke å være omfattende eller komplisert. Eksempler på spørsmål som kan stilles:

Alternativ a

• Hva fungerte bra?
• Hva kan bli bedre?
• Hva bør vi gjøre mer/mindre av eller annerledes?
• Oppnådde vi det vi ønsket?
• Hva lærte vi av prosessen?
• Hvordan implementerer vi læringspunkter?

Alternativ b

• Hva forventet vi skulle skje?
• Hva skjedde?
• Hva gikk bra og hvorfor?
• Hva kan forbedres og hvordan?

Ofte stilte spørsmål

Hva skal arkiveres i forbindelse med saksbehandling av bekymringsmeldinger?
Svar (jf. veiledning fra Arkivverket): Alle offentlige virksomheter er pliktig til å ha arkiv og til å sørge for at arkivet er en kvalitetssikret informasjonskilde både for samtiden og ettertiden. Arkivplikt betyr at et organ har plikt til å arkivere dokumenter som blir til gjennom driften til virksomheten. Det skilles mellom arkivering og journalføring.

Av de tre vurderingskriteriene for hva som utløser journalføring (dokumentet er et saksdokument, dokumentet er sendt inn og ut av virksomheten, dokumentet blir saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon), gjelder kun det siste for arkivering: dokumentet blir saksbehandlet og har verdi som dokumentasjon.

Når du skal vurdere arkivering, er det nok at dokumentet enten har blitt saksbehandlet eller har verdi som dokumentasjon. Et dokument kan altså være arkivpliktig uten å være sendt eller mottatt, og uten å være definert som et saksdokument. 

Det er laget en veileder for arkivering og journalføring som finnes hos Arkivverket.

Hvor lenge skal opplysninger oppbevares i en bekymringssak som gjelder en persons bo-kompetanse?
Svar (jf. veiledning fra Datatilsynet): Det er Datatilsynet som har forvaltningsansvaret for personvernregelverket. På deres hjemmesider finnes det utfyllende veiledning som skal bidra til at personvernlovgivningen etterleves. Se blant annet Datatilsynets veiledning for behandling av personopplysninger: Grunnleggende personvernprinsipper.

På generelt grunnlag gjelder at det verken skal samles inn eller behandles mer personopplysninger enn det er behov for eller lagres opplysninger lenger enn det som er nødvendig for formålene. Lagringstid vil kunne variere ut fra flere forhold, for eksempel om lagring er nødvendig for å iverksette brannforebyggende tiltak eller for å evaluere det forebyggende arbeidet. I noen tilfeller må opplysninger lagres lenge av arkivhensyn. Den behandlingsansvarlige bør innføre tidsfrister for sletting eller periodisk gjennomgang for å sikre at personopplysninger ikke oppbevares lengre enn nødvendig. Det er behandlingsansvarlig (brann- og redningsvesenet) som må gjøre vurderingen av hvor lenge opplysninger kan lagres.

Merk at det må finnes et rettslig grunnlag for lagring og annen behandling av personopplysninger. Brann- og redningsvesenet har gjennom lov og forskrift et ansvar for å ivareta oppgaver etter brann- og eksplosjonsvernloven § 11 og forskrift om brannforebygging §§ 14-17. I dette ligger at brann- og redningsvesenet kan komme til å behandle personopplysninger. Det er brann- og redningsvesenets utførelse av oppgaver etter brannregelverket som begrunner en eventuell lagring og annen behandling av personopplysninger, og ikke oppgaver som tilligger andre myndigheter som for eksempel oppfølging av rene helsemessige forhold hos en beboer. Dette setter begrensninger for hvilke opplysninger brann- og redningsvesenet kan lagre.

Skal en bekymringsmelding behandles annerledes om den er anonym?
Svar: Anonyme bekymringsmeldinger skal også håndteres i tråd med regler for hvordan offentlige myndigheter skal behandle innkomne saker og skal gjennomgå samme vurdering av om bekymringsmeldingen skal følges opp videre eller ikke. I forvaltningsloven finnes regler om hvordan offentlige myndigheter skal behandle saker (saksbehandlingsregler).

Merk at dersom brann- og redningsvesenet kjenner identiteten til innmelder, men den som melder bekymring ønsker å være anonym, er det vanskelig for brann- og redningsvesenet å garantere anonymitet. Brann- og redningsvesenets vurdering av offentlighet må følge offentleglova (offl.). Hovedregelen i offentlighetsloven er at alle saksdokumenter i offentlig virksomhet er åpne for innsyn, jf. offl. § 3. Unntak fra denne hovedregelen krever grunnlag i bestemmelser i loven selv, annen lov eller i forskrift gitt med grunnlag i lov.

Mer veiledning finnes i Rettleiar til offentleglova

Bekymringsmeldingsmelding om brannfarlig boforhold hos en beboer i en blokk. Er vi pålagt å varsle styret i sameiet, eller kan vi behandle bekymringen uten å involvere styret?
Svar: En forutsetning for å kunne dele informasjon er at rettsreglene gir adgang til det. Brann- og redningsvesenet har taushetsplikt om noens personlige forhold som de får kjennskap til i jobben jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1. Noens personlige forhold er opplysninger en vanligvis ønsker å holde for seg selv, for eksempel helseopplysninger. Det gjelder både opplysninger som direkte eller indirekte kan knyttes til en navngitt person.

Det viktig å være klar over at privatlivet har vern i Grunnloven § 102. Brannregelverket åpner for et snevert unntak for å gå inn i private hjem.

Selv om opplysninger i utgangspunktet er underlagt taushetsplikt, gjelder det unntak hvor opplysninger likevel kan deles. Unntakene beskrives nærmere i forvaltningsloven §§ 13 flg.

Mer veiledning finnes i kapittelet «Deling av informasjon, taushetsplikt og varslingsplikt».

Hva sier regelverket?

Om gjennomføring av det forebyggende arbeidet: Kommunen skal gjennomføre tiltak på bakgrunn av hendelser, bekymringsmeldinger og lignende som gir ny kunnskap om risikoen for brann, jf. forskrift om brannforebygging § 16 (vår utheving).

Om saksbehandling og vedtak fattet av statlige og kommunale forvaltningsorganer: Se forvaltningsloven 

Om arkiv i offentlig forvaltning: Se arkivlova

Om behandling av personopplysninger: Se personopplysningsloven

Om retten til innsyn i dokumenter i offentlig forvaltning: Se offentleglova

Nyttige ressurser

• Veiledning til forskrift om brannforebygging
• Temaveiledning til kapittel 4 om kommunens forebyggende plikter
• Veileder for arkivering og journalføring
• DSBs metodehefte for evaluering

• Datatilsynets veiledning for behandling av personopplysninger: Grunnleggende personvernprinsipper

Organisering, roller og ansvar

Kommunen (formelt kommunestyret og i praksis det kommunale brann- og redningsvesen) skal gjennomføre tiltak på bakgrunn av hendelser, bekymringsmeldinger og lignende som gir ny kunnskap om risikoen for brann.

Intern organisering

Brann- og redningsvesenet bør ha et system som sikrer at bekymringsmeldinger blir håndtert på en profesjonell og systematisk måte. Det bør være avklart hvem i brann- og redningsvesenet som skal motta og håndtere bekymringsmeldinger (f.eks. en koordinator) og hvordan videre oppfølging skal foregå, herunder beskrivelse av hvem som skal gjøre hva og når (f.eks. beskrevet i en rutine).

Etablere samarbeid

Samarbeid med andre aktører er viktig i det brannforebyggende arbeidet. Dette gjelder også ofte i oppfølging av bekymringsmeldinger. Plikten til samarbeid fremkommer både i § 15 første ledd og i § 19 første ledd i forskrift om brannforebygging. Hvem som er aktuelle samarbeidspartnere avhenger av hva bekymringsmeldingen gjelder.

Gjelder bekymringen for eksempel ulovlig innkvartering av arbeidstakere, kan Arbeidstilsynet være en aktuell samarbeidspartner. Fremkommer det at forhold er ulovlig etter plan- og bygningsloven, er kommunens byggesaksavdeling en aktuell samarbeidspartner.

Se flere eksempler på samarbeidspartnere under «Eksempler».

Ofte stilte spørsmål

Hvordan inngå samarbeid med andre etater på best mulig måte og da særlig helse?
Svar: DSB har sammen med Helsedirektoratet laget en veileder om samarbeid mellom kommunale tjenesteytere. Veilederen gjennomgår kommunens ansvar og oppgaver og foreslår løsninger til hvordan kommunen kan innrette brannsikkerhetsarbeidet og legge til rette for gode samarbeidsløsninger.

Hvem skal følge opp bekymringsmeldingen?
Det er ofte helserelaterte problemstillinger som fører til dårlig brannsikkerhet. Brann- og redningsvesenet opplever at det er vanskelig å få rett ressurs på banen.
Svar: Brann- og redningsvesenet skal undersøke og vurdere innkomne bekymringsmeldinger. Det innebærer blant annet å gjennomgå dokumentasjon og informasjon i saken og vurdere hvem som bør involveres og hvordan involvering bør foregå.

Brann- og redningsvesenet må forsøke å oppnå forståelse hos aktuelle samarbeidspartnere for hvorfor det er viktig med bred involvering i enkelte saker. Samarbeidsavtaler kan bidra til forankring, felles målforståelse og til å avklare ansvar og roller.

Mer veiledning om samarbeid mellom kommunale tjenesteytere finnes her

Mer veiledning om brann- og redningsvesenets taushetsplikt og mulighet til å dele informasjon med andre finnes i kapittelet «Deling av informasjon, taushetsplikt og varslingsplikt».

Hva sier regelverket?

I følge § 15 i forskrift om brannforebygging skal kommunen fastsette satsingsområder og planlegge samarbeid og tiltak for å redusere den kartlagte risikoen for brann på en effektiv måte (vår utheving).

I § 19 første ledd fremkommer det at kommunen skal motivere og samarbeide med aktuelle aktører for at de skal bidra til å redusere sannsynligheten for og konsekvensene av brann (vår utheving).

Eksempler

Eksempler på aktuelle samarbeidspartnere (listen er ikke uttømmende):

• Plan- og bygningsetaten
• Helse- og omsorgstjenesten
• Politiet
• Akrim-gruppen (innsatsgruppe mot arbeidslivskriminalitet)
• Arbeidstilsynet
• Statsforvalteren (HMS tilsynet)
• DLE
• NAV
• Frivillige organisasjoner og lokale lag

Dialogmøter og hospitering er eksempler på aktiviteter som kan bidra til å skape godt samarbeid.

Nyttige ressurser

• Veiledning til forskrift om brannforebygging
• Temaveiledning til kapittel 4 om kommunens forebyggende plikter
• Veileder om samarbeid mellom kommunale tjenester fra DSB og Helsedirektoratet
• Nettside for mer informasjon, veiledning og opplæringsopplegg om brannsikkerhet for utsatte grupper: livsviktigsamarbeid.no

Løsninger og reaksjonsmidler

Særkilte brannobjekt: Tilsyn eller andre løsninger?

Tilsyn som tiltak

Bekymringsmeldinger som gjelder særskilte brannobjekt bør følges opp med tilsyn. Det kan vurderes enkeltvedtak om tilsyn i andre typer objekter også, for eksempel ved gjentatte bekymringer på samme adresse.

Reaksjonsformer som følger av brann- og eksplosjonsvernloven:

Andre løsninger

Det tradisjonelle har vært å gjennomføre tilsyn, men brann- og redningsvesenet skal også vurdere om andre tiltak kan gi større effekt. Ofte er informasjonstiltak overfor eiere eller brukere mindre ressurskrevende og gir like god eller bedre effekt. I de tilfellene hvor man har en eller flere samarbeidspartnere vil man kunne finne de gode tiltakene sammen.

Mer veiledning finnes i Veileder for brann- og redningsvesenets tilsyn med særskilte brannobjekter (§ 13)

Besøk eller tilsyn i privatboliger?

Brann- og redningsvesenet skal i utgangspunktet ikke føre tilsyn med annet enn fyringsanlegg og byggverk som er registrert som særskilte brannobjekt. Lovgiver har imidlertid åpnet for at det kan føres tilsyn med andre byggverk enn særskilte brannobjekt etter brann- og eksplosjonsvernloven § 13 fjerde ledd.

Lovgiver har ikke vurdert tilsyn med private boliger i forarbeidene til loven, men slik loven er formulert, er det ingen holdepunkter for at bestemmelsen ikke også gjelder boliger i privat eie uten fyringsanlegg.

Bruken av tilsyn for denne type objekter må vurderes konkret og kritisk i hvert enkelt tilfelle. Loven krever at det etableres et ytterligere grunnlag for tilsyn, enten som et enkeltvedtak eller i en lokal forskrift. Både vedtak og forskrift må begrunnes.

Det er bare reduksjon av sannsynligheten for brann og konsekvensen ved brann som kan være formålet med tilsynet. Det vil si at det bare er brannsikkerheten som gir grunnlag for å gå tilsyn. Ikke andre hensyn som for eksempel rene helsemessige forhold hos beboeren.

Ved vurdering av reaksjonsmidler må det også vurderes om det er forholdsmessighet mellom avviket og reaksjonen og hvor hensiktsmessig reaksjonen er for å lukke avviket. I de aller fleste tilfeller vil informasjons- og motivasjonstiltak overfor eier eller bruker være både mer hensiktsmessig og effektivt.

Dersom det er snakk om flerbolighus hvor det er en virksomhet tilstede, kan det stille seg annerledes. Sameier og borettslag er ifølge definisjonen i brann- og eksplosjonsvernloven å betrakte som virksomhet og har dermed en plikt til systematisk sikkerhetsarbeid etter § 9 i forskrift om brannforebygging. Da kan det være et egnet tiltak å føre tilsyn med virksomhetens internkontroll.

Tilsyn er imidlertid en arbeidskrevende prosess som ofte går over lang tid. Det handler om å finne rett tiltak på rett sted. Det bør derfor gjøres en vurdering av om det er andre tiltak enn tilsyn som heller bør gjennomføres.